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主流圖紙文檔管理係統的區別(EDM和ECM/OA的區別)

發布時間:2015-09-09  點擊:605次

在日常的工作中,經常有人會谘詢我,他們的企業想采購圖文檔管理係統,通過網絡搜索相關產品發現,有各種產品,不知道選擇哪一種比較適合他們的企業。

的確冠以文檔管理軟件、OA、圖文檔管理軟件的廠商貌似很多,有人報價一套幾千塊,或者幾百元一個站點,也有人報價幾千元一個站點,而有些係統甚至整體下來要幾十萬、上百萬一個項目。為何差別這麽大,他們無從下手了,迷茫彷徨了。


我們做項目做係統,評價係統有一個核心的原則是,價格成本考慮固然重要,但產品的品質、性能和適合度更是企業選擇產品的關鍵所在,沒有人想花了錢買到的是不合適不好用的產品。企業投入就是要看到效益回報,軟件係統的選擇應該考慮企業的當前情況,所需解決的核心問題來考慮,同時也要顧及係統的未來規劃情況,也就是我們說的係統可延展性同時也是選型的考慮關鍵點。


      圖紙文檔管理軟件種類繁多,但是萬變不離其宗,圖紙文檔軟件主要來自兩個體係。
      一個是來自於中國特有的OA管理體係,行業中比較常聽到的稱謂通常也叫知識管理軟件或內容管理軟件,主要應用於office辦公團隊,一般可歸納為屬於ECM係統(企業內容管理),代表品牌有上海易*、北京德*、上海開*、北京多*等。

一個來自工業級別的,廣泛應用於製造業、機械裝備、電子電氣、汽車汽配、建築勘探、設計院校等嚴謹、細致應用環境中的PDM\PLM軟件體係,屬於PLM的簡化版本,平時一般叫產品數據管理係統、產品生命周期管理係統,個別有創新精神的廠商還會持續鑽研企業級的、集團級的文檔管理體係、圖紙管理體係中的文檔應用模式,代表品牌為廣州AG试玩平台EDM、蘇州浩*、深圳緯*、北京CA**等。


      兩個係統初看好像很多功能都類似的??打個比喻就好像柿子和番茄的區別,外表都很像!管理對象也很接近,麵對各類文件,包括文檔、圖片等各類企業內容資料。功能口頭上的扼要描述都很接近,無非是文件分類、權限分配、文件版本等。正是因為這種類似,導致很多企業負責人選型時無法弄清楚他們的區別。


      但兩大係統卻是針對完全不同的企業職能部門和實現不同的管理戰略目標去設計的。ECM係統主要應用於辦公團隊的資料管理,而EDM係統主要應用於企業研發部門、技術管理部門、以及以此為核心打通全企業相關職能部門的關聯應用。兩個係統沒有誰強誰弱,完全是適合不同的職能應用和實現不同的管理戰略目標而去設計的,我通過下麵篇幅細細講述兩者之間的差別。


1、生命周期概念的差別

 ECM 係統,一般沒有文檔生命周期的概念,辦公團隊隻要實現文檔集中存儲和協同共享就基本可以了。而EDM係統因為源自PLM係統,所以比較強調圖紙和技術文檔在生命周期管理上的細致、嚴謹性,從圖紙新建、修改、變更、廢止都要完整保存軌跡。原則上圖紙最終不是被刪除的,而是被廢止了,廢止的圖紙不做生產,但是仍然要保留,以備日後查詢。

 EDM係統往往將文件分成工作區和歸檔區,工作區的文件指文件正在設計,未定稿,所以不能作為生產的依據。如果生產部門拿工作區的文件作為生產依據,後果則要自己承擔。隻有歸檔區的文件,是生產的圖紙依據。而ECM係統則沒有如此嚴格的界限,大部分文檔不做歸檔,更不能應用於生產,辦公文件一般實時在用,極少數文件歸檔是為了防止修改。

 EDM係統還有變更管理的能力,受控的圖紙、文件要啟動變更管理業務流程,進行影響的評估,變更後的圖紙和技術文檔要重新發布,並回收舊的圖紙和技術文檔。


2、管理對象不同,導致不同的技術要求

 ECM 係統和EDM係統都是管理企業內部資料,但細究下去,ECM係統主要麵對是WORD 、EXECL、PPT、JPG圖片等辦公團隊常見的應用軟件。而EDM係統除了要麵對常見辦公軟件外,更重要是管理CAD、PRO/E、 Solidworks、UG等專業的二、三維設計數據,並且管理這些數據規範化的使用過程。管理對象不同導致技術處理很大不同。可以說EDM包含了ECM的全部功能,但在企業創新管理的業務環節更為專業,我們知道產品創新、技術創新都是企業的核心業務環節,不能有一絲馬虎。

 比如說三維軟件,當我要打開總裝圖的時候,自動調用真正相關的零件圖,並一起打開。這個在技術上處理很難,隻有比較優秀的EDM係統才具備這個功能,而辦公團隊不會用到三維CAD,所以ECM係統也根本沒有這樣的功能。 又比如文件預覽問題,ECM係統整合的瀏覽器一般並不能瀏覽CAD文件,並不能支持瀏覽三維CAD文件,而EDM係統整合的瀏覽器一般都要求對二、三維CAD都有良好的兼容性。


3、嚴謹程度不同,導致係統功能能力上的差異,EDM更為之強大

 辦公部門對文件嚴謹性遠低技術部門,辦公團隊需要是高效協同,相對來說不如拿著圖紙要生產的技術部門的嚴謹。我們舉幾個例子給您分析。

 比如版本管理,ECM係統的版本管理一般來說就是簡單的修改一次,產生一個版本。一般來說如果你發現自己修改錯誤了,就導出上個版本文件,覆蓋一次就可 以了。而EDM係統的版本管理則分大版本和小版本區分,如果圖紙在工作狀態下進行升版,產生是小版本,比如1.1,升到1.2或A.1到A.2。如果該 圖紙已經歸檔,那進行修改就是變更大升版,比如是1.2升到2.0,或A.3到B.1。同時如果你發現版本改錯了,你就要把原先的版本置為當前,完整保留了修改曆史,同時改回去要填寫過程和理由。

 比如歸檔管理,ECM係統的歸檔管理,一般直接歸檔就行,而EDM係統的歸檔一般要求至 少1人發起,1人審核才能實現文件歸檔。而歸檔後的文件,如果ECM係統可以直接取消歸檔後,然後可以直接修改。而EDM係統則要求必須走變更流程,同樣 是1個人發起修改,另外1個人審核,最後變更完成。EDM係統要求所有圖紙的變更必須說明理由、變更的內容等,還可以做圈閱和圖紙比對。相比之下,ECM 要簡單隨意很多。

 比如權限管理,ECM係統往往簡單瀏覽、修改、歸檔、下載四五種權限,而EDM係統則會細化可見、瀏覽、複製、剪切、刪除、 歸檔、變更、廢止、導出、授權等十幾種權限。顯然EDM係統針對技術部門更細化。而有些EDM係統更是考慮到權限各種可能性,比如把權限來源分成初始權限、經過權限、繼承權限、定義權限;可對目錄定義權限,也可對文件定權限。可以父文件夾不可查看,而子文件夾又可查看。而ECM係統一般不會做的那麽細, 實際上辦公部門也沒有必要這麽細。


5、係統管理目標定位不同,ECM方向是行政辦公,EDM是企業核心產品數據的全程管理 

 AG试玩平台EDM係統,保留了PLM\PDM體係中最核心的圖紙文檔管理模塊,並且豐富了整體企業數據協作的多方麵功能。跟ECM係統一樣,都達到了80%的非結構化的數據管理,采用用戶非常熟悉的普通文件夾方式保存。但是兩者後續升級和可拓展性卻完全不同。

 對於ECM或者OA係統來說,係統要拓展,主要就集中在人事、BPM等方麵了,主要方向還是麵向行政辦公方向。

 對於EDM係統來說,企業用好了EDM進行圖紙、技術文檔數據的管理後,等機會成熟,還是要升級到PDM\PLM係統,最終將非結構化的圖紙數據,轉換為以BOM為核心的,產品的結構化數據進行組織,這樣可以快速生成物料清單BOM。並且管理好企業每個產品或項目複雜的零件使用信息、各種借用關係和達到嚴謹的產品更改管理流程,同時建立企業級的標準物料庫減少物料增加無審批、無控製的局麵,能進行標準件和通用件的快速選配,進一步企業還可以增加項目管理為導向的研發管理模式,對研發和生產進行更為嚴格的項目化管控。


6、工作流模塊,EDM係統要比ECM係統複雜和強大

 中小企業辦公團隊,行政辦公文檔管理工作相對簡單很多,所以常見的ECM和OA係統的工作流模塊相對EDM係統來說,都會比較弱一些,甚至某些低版本ECM係統沒有工作流模塊。

 而技術部門的圖紙管理、技術表單的管理,對工作流的要求相對更高,基本都嚴格按照流程歸檔、變更、發放,涉及到審批人、審批條件、動態用戶、郵件通知等等功能。所有的流程都要求自定義。導致EDM係統的工作流係統要更為完善很多。

 都說能管理圖紙、文檔,但EDM和ECM/OA有顯著的差別,其應用方向和功能存在巨大差異,作為這個行業混了有些年月的老鳥,獻上自己一些淺薄的想法,望各位企業主管負責人選擇到合適自己公司應用的圖文檔管理軟件。

(文章來源:AG试玩平台軟件)
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