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圖文檔管理係統與加密、OA係統的區別

發布時間:2019-01-23  點擊:400次


隨著知識電子化時代的不斷發展,人們對文檔知識管理的需求,越來越強烈。企業或組織對其重要的累積資產——文檔資料(如項目文檔、檔案、電子文件、合同、ISO 9000質量控製文件等)統一管理,越來越多的企業認識到這一需求的迫切性。




1、圖文檔管理需求


文檔管理即實現對質量的管理、知識的管理與技術的沉澱,是企業數字化管理基礎的重要一部分。大家早期對於文檔的電子化管理認知主要關注保障數據安全以及辦公便捷兩方麵,所以企業選擇上加密和OA係統的不在少數,但這樣就能解決文檔管理的問題嗎?


大家發現工作中仍有很多問題存在,例如審批過程中流程和流程文件依舊是兩張皮,審核完成,電子檔文件沒有任何受控的標記,輕易就可以被覆蓋和篡改;當前文件的版本準確性和更新依舊靠人為控製,導致工作的有效性依舊主要受人影響;在處理文檔的管理上凸顯出不夠專業,沒有對文件的整個生命周期進行有效的掌控。


2、什麽是圖文檔管理係統


圖文檔管理係統則是針對圖紙文檔進行有效管控的係統,它首先解決的是對文檔集中管理並安全共享,幫助企業有效的沉澱企業技術和知識財富;其次,保障文件的唯一性、版本的準確性和可追溯性,做到文件共享的準確有效,衍變過程可追溯和可逆,提升產品質量;然後,對工作中需要審批的文件與過程相關聯,確保輸出文檔的有效性並實現無紙化辦公;再次,對企業的文檔管理實現規範化運維,幫助企業建立規範化管理機製。


AG试玩平台軟件是中國信息化領域自主知識產權軟件優秀代表和知名品牌,是中國先進的EDM/PDM/PLM提供商。AG试玩平台圖文檔管理係統(AG试玩平台EDM)是在AG试玩平台軟件總結並濃縮多年製造業解決方案的基礎上形成的一套簡單易用、部署方便、快速見效的技術數據管理係統,通過成熟的解決方案解決用戶基礎也是迫切的圖文檔管理問題。


AG试玩平台EDM(Enterprise Data Management & Collaborative System 企業圖文檔協同管理係統)是企業先進的圖文檔管理及協同辦公平台,強大的係統功能支持從概念創意、設計、工藝、樣機製作、生產製造、銷售、維護到報廢產品全生命周期各個階段的信息創建、協同、應用和管理,幫助企業搭建起完善的文控體係、實現知識管理,徹底終結企業圖文檔資料管理混亂的現狀,讓企業的圖文檔管理 "井井有條";同時具備高效的協同辦公(OA)功能,基於業務模式的流程模塊,幫助企業對內部管理進行深度挖掘和提升,優化和固化各種業務流程,不斷地提升企業內控能力、管理水平和辦公效率,達到企業內部各部門協同工作、資源共享、效率卓越的先進管理模式,是企業繼ERP後重要的管理平台。


AG试玩平台EDM圖文檔管理係統可以管理的文檔包括CAD、EDA、OFFICE、PDF、圖片、影音數據、代碼、檔案等各類設計數據。


3、圖文檔管理係統與加密係統的區別


從文檔管理的專業化以及改善來說,圖文檔管理係統更優於加密以及OA係統,但是他們的區別和聯係在那裏呢?接下來,我們就從以下例子和大家形象說明下:


圖文檔管理係統與加密係統針對文檔管理的形式就像出遠門的過程一樣,比如:從廣州去哈爾濱旅遊,我們可以從家坐車到機場,再飛到哈爾濱,再驅車到達景點。這個過程中,圖文檔管理係統就像坐飛機,高效而且飛行的過程也不需要乘客把控,即係統會自動相關事宜;而我們隻要前期明確好我們要坐的航班,時間點即可,在圖文檔係統裏就是對文檔的分類管理,明確文檔歸屬於那塊,由誰負責,便於查找和管理;機票就如文檔的編碼一樣,保障文件的唯一性以及一一對應性,保障文件不會查找錯誤;而航班的變更,登機口的變更都有明確的記錄和說明,在圖文檔管理中亦如此,保障文檔變更過程有跡可循,並且永遠都是更新的,不會出現登錯飛機機走錯口的情況;圖文檔係統的安全管理就如機場的安檢一般,保障文件的安全;係統還會和飛機上的廣播一樣提醒您相關事宜。而坐車的過程就是加密係統,保障文件在初始時的安全以及終端輸出的安全,保證文件在傳送給供應商和客戶處的安全可控。


但加密係統就不能辦到這些嗎?也可以,就像自駕一樣,我們從家直接驅車到哈爾濱的景點。但長途旅行過程中,我們需要自己駕控座駕,清楚線路是怎麽走的,全程保持清醒,否則走錯了路口就要繞一個大圈子才能回到正路上。這中間由於路途遙遠,可能要花一至兩天才能到達目的地,費時費力不說,路程費用也遠遠高於前一種方式。


轉換到實際的文檔管理中,加密係統對於文檔的管理僅能控製其在共享方麵的安全性,保證文件在流轉過程受控製不易被泄露。但是對於文件的存放合理性、文件的版本的有效性以及文檔審批的管控卻無法實現,依舊隻能依靠人為去把控和管理這些環節,但這些環節恰恰是人為控製容易出錯的地方。從而可以看出加密係統是可以很好輔助圖紙文檔管理係統,確保脫離圖紙文檔管理係統也受到同樣級別的安全保障,但無法勝任對實際工作管理的應用。


4、圖文檔管理係統與OA係統的區別


相對於加密係統,許多人想到OA係統可以有效填補加密係統的空白,但對於文檔管理工作,圖文檔管理係統與OA係統的區別就如火車票一樣。


OA係統對文檔的管理過程就如同過去買火車票出行,票的真偽乘客沒辦法辨識,檢票時也沒有人能核實票的真偽,由於是人工檢票,不同日期的票也都可能弄錯,隻有上了車有人和你坐同一個位子才發現出問了題,OA係統就是這樣,僅能對保管文件,但中間文件不同版本哪個才是正確的沒辦法保障,隻有到後麵出現問題,才知道係統中的文件和實際有差別,也是由於OA係統的審批無法實現對文件的受控做到有效標識,文件和審批過程依舊是兩張皮,所以文件的有效性得不到保障;而OA係統缺乏對行為的控製,就如原來的檢票過程一樣,隻認票,隻要有票是不是本人都可以進站坐車,導致無法保障文檔的安全有效。


圖文檔管理係統對文檔管理則更加科學有效,就如現在買高鐵票出行,每張票都與個人信息相掛鉤,每張車票都具有唯一性和有效性;而文件的審批都可以如檢票過程一樣,可以自動完成審批過程;自動化的過程可有效的檢測出是否為當日車次的正規票,圖文檔管理係統就是通過版本管理的機製,自動保存並處理各個文件不同版本,並通過安全機製有效保障文檔在係統內受保障。


OA係統有對文檔的管理作用,雖也能有效的提醒相關人員工作事宜,但其更多的在人事管理上能起到更大的作用,所以在文檔的管理方麵,OA與圖文檔管理係統比起來依舊是層次較膚淺。

 


(文章來源:AG试玩平台軟件)
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